Préambule
Le contenu de la présente politique réfère à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
Pour toute question concernant l’accès à l’information et les renseignements personnels, la personne-ressource à contacter est Mme Sonia Doucet, conseillère en communication, par courriel à s.doucet@collegecitoyen.ca.
Pour accomplir les fins de sa mission, le Collège Citoyen, à titre d’organisme d’intérêt public, doit collecter des renseignements personnels sur les élèves, les parents, le personnel et toute personne appelée à oeuvrer à sa mission. En vertu de la Loi, le Collège a l’obligation de protéger les renseignements personnels, de leur collecte à leur destruction, ainsi que de voir à la bonne gestion du flux informationnel pour préserver la confidentialité des données qu’il recueille, produit et détient.
1- Reconnaître un renseignement personnel
Un renseignement personnel permet d’identifier directement ou indirectement la personne. Il peut s’agir de renseignements liés à la situation sociale, à la scolarité, à la santé, aux finances ou au travail. Les renseignements personnels sont confidentiels.
Voici quelques exemples de renseignements personnels collectés par le Collège :
- Adresse de résidence, date de naissance, code permanent, numéro d’assurance sociale, etc.
En vertu de la mission de l’organisme, la collecte inclut la production de renseignements personnels.Voici quelques exemples de renseignements personnels produits par le Collège :
- Résultats scolaires, motifs d’absence, salaire, photographies, etc.
Pour plus d’exemples de renseignements personnels, consultez les sites web de la Commission d’accès à l’information du Québec et de l’organisme Éducaloi.
2- Renseignement personnel sensible
Un renseignement personnel peut être sensible s’il est étroitement lié à la vie privée de la personne (conditions de santé, orientation sexuelle, renseignements biométriques, etc.). Compte tenu de sa source et du degré d’intimité auquel il est rattaché, le personnel du Collège qui en fait usage doit mesurer la sensibilité du renseignement, en toute circonstance. Les renseignements utilisés à des fins statistiques sont dépersonnalisés et ceux utilisés à des fins d’enquête ou judiciaires sont anonymisés.
3- Critère de la « nécessité »
Avant de procéder à la collecte des renseignements personnels, le Collège a réalisé une évaluation de nécessité afin de déterminer les renseignements qui sont essentiels à la poursuite des objectifs reliés à sa mission. Cet exercice permet de minimiser l’atteinte à la vie privée des personnes en mettant en place des moyens de protection des renseignements recueillis, comme le fait d’en limiter l’accès aux seuls membres du personnel qui travaillent à l’atteinte des objectifs. Les risques de communication, de divulgation et d’utilisation interdites sont ainsi minimisés.
En certaines circonstances, un membre du personnel peut aussi devoir évaluer lui-même la nécessité de collecter ou de communiquer un renseignement personnel. En tel cas, la finalité de la collecte doit être connue, légitime, importante et réelle. L’atteinte à la vie privée doit aussi être proportionnelle à l’objectif poursuivi, c’est-à-dire que la collecte, l’utilisation ou la communication du renseignement est plus utile à l’organisme que préjudiciable à la personne concernée. Si la nécessité n’est pas établie parce que ces conditions ne sont pas réunies, la collecte ou la communication ne sera pas effectuée.
4- Engagement à la protection d’un renseignement personnel
Au sens de la Loi, tout membre du personnel du Collège qui recueille, utilise, produit et communique des renseignements personnels dans l’exercice de sa fonction, peu importe le mode de conservation, le format ou le support utilisé – écrit, verbal, visuel ou informatisé, s’engage par écrit à en protéger la confidentialité.
5- Cycle de vie d’un renseignement personnel
Le renseignement personnel a un cycle de vie qui commence au moment où il est collecté jusqu’à ce qu’il soit détruit. Le personnel du Collège connaît les fins pour lesquelles un renseignement personnel est collecté, sinon il doit déterminer pourquoi il est nécessaire. Le Collège limite l’accès aux seuls renseignements pertinents dans le cadre du travail. Les renseignements personnels sont conservés dans une base de données sécurisée ou en lieux physiques sûrs, et ne circulent pas librement.
6- Consentement à la divulgation des renseignements personnels
Si un renseignement personnel est utilisé pour un autre objectif que celui d’origine, la personne doit en être informée et donner son consentement à la divulgation. Par exemple, le Collège ne peut pas fournir des renseignements à un autre organisme scolaire sans le consentement des parents. Pour être valide, le consentement de la personne doit être éclairé, c’est-à-dire qu’elle connaît le motif de la demande et les renseignements qui seront communiqués. Le Collège doit faire signer un formulaire de consentement à la divulgation pour être autorisé à communiquer des renseignements.
Une évaluation de nécessité est réalisée chaque fois qu’une demande d’information est faite par un organisme externe, particulièrement si aucun document ne vient confirmer de consentement écrit. La personne représentante de l’organisme doit s’identifier (carte d’identité avec photo) et préciser le motif de sa demande. Dans le cas de l’élève, seule la personne titulaire de l’autorité parentale peut demander à recevoir de l’information qui concerne son enfant. Le parent qui ne parle pas français doit signer le formulaire de consentement pour autoriser un tiers à recevoir l’information en son nom.
Consentement de l’élève de 14 ans ou plus :
L’élève âgé(e) de 14 ans ou plus peut donner son consentement à la divulgation de renseignements personnels sans l’autorisation de ses parents. Dans certaines circonstances exceptionnelles reliées à la santé ou à la sécurité de l’enfant, le Collège peut recueillir et communiquer des renseignements personnels directement auprès de l’élève de moins de 14 ans, sans l’autorisation des parents.
[Les 8 critères de validité du consentement]
7- Incident de confidentialité
Malgré les précautions prises par le Collège, un incident de confidentialité peut survenir, notamment lorsque l’accès ou la communication d’un renseignement personnel n’est pas autorisé, de même que sa perte ou tout autre forme d’atteinte à sa protection. Envoyer un courriel à la mauvaise personne ou égarer un document contenant de l’information confidentielle sont des exemples d’incidents.
La personne-ressource désignée dans la présente politique doit être avisée sans délai de toute situation susceptible de compromettre la confidentialité des données conservées. Le Collège tient un registre des incidents de confidentialité dans le but d’effectuer des correctifs et de prévenir de nouveaux incidents. Si un risque de préjudice sérieux à la vie privée de la personne est présent, comme un vol d’identité, le Collège doit signaler l’incident à la Commission d’accès à l’information.
8- Droits et recours
La confidentialité des renseignements personnels découle du droit fondamental à la vie privée, par lequel toute personne peut exercer un contrôle sur l’utilisation et la circulation de ses renseignements personnels. Toute personne peut demander au Collège de lui transmettre les renseignements détenus à son sujet ou de faire une mise à jour et des corrections aux renseignements à son dossier.
Pour formuler une demande d’accès ou de rectification : Mme Sonia Doucet, conseillère en communication, par courriel à s.doucet@collegecitoyen.ca.